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Capturing Lösungen

Capturing Lösungen

Mit intelligenter Erfassung die Informationsflut beherrschen

Unter Capturing-Lösungen versteht man Software-Lösungen, die mit Hilfe von geeigneter Hardware die zentrale Schnittstelle bei der Digitalisierung von analogen Dokumenten darstellen. Ob dies direkt am Arbeitsplatz geschieht, auf der Etage am Multifunktionssystem oder an einem Hochleistungsscanner spielt keine Rolle. Bei dieser intelligenten Datenerfassung spielt die Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung eine übergeordnete Rolle. Denn nicht jedes zu digitalisierende Dokument ist noch im optimalen Zustand erhalten.
Die Capture- oder Erfassungssoftware sorgt nicht nur dafür, dass gescannte Vorlagen in maschinenlesbare Zeichen gewandelt werden, sondern das diese digitalen Dokumente auch kompatibel mit Ihrer Archivierungs- oder Dokumentenmanagement-Software sind.

Selbstverständlich arbeiten wir nur mit datenschutzkonformen Softwarelösungen. Ein nahtloser Übergang zu Ihrer Dokumentenverarbeitung und in weiterer Folge Dokumentenverteilung ist mit unseren Fischer-Lösungen gewährleistet. Nach unserer Analyse Ihrer schon bestehenden Software erarbeiten wir den für Sie optimalen Prozess mit dem für Sie besten und effizientesten Automatisierungsgrad des Capturing-Vorgangs. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

Trust Signals
Wir arbeiten Herstellerunabhängig
Capturing verknüpfbar mit Archiv/DMS/ Workflow
Integration bestehender Hardware möglich
Analyse ist Basis für Investition

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Capturing

Wie kann ich meine bereits abgelegten oder im Papier-Archiv befindlichen analogen Dokumente digitalisieren?

Da gibt es grundsätzlich zwei alternative Lösungen. Entweder kann für die Durchführung  eigenes Personal abgestellt werden, das mittels Softwarelösungen sowie bestehender oder neuer Hardware die Dokumente digitalisiert. Dies ist aber häufig mit „Bordmitteln“ kaum umzusetzen, weil weder die Zeit, noch die technischen Voraussetzungen für große Papiermengen zur Verfügung stehen. Als Alternative kann auf eine professionelle Dienstleistung zurück gegriffen werden, die diesen Digitalisierungsaufwand für Sie übernimmt. Dabei werden sowohl die gesetzlichen Vorschriften eingehalten als auch Ihre eigenen Anforderungen für Datenschutz und Vertraulichkeit voll erfüllt. Ob man nun selber digitalisiert oder ob eine Dienstleistung mit Abholung der Papier-Akten und Archivierung außer Haus die wirtschaftlichere Variante darstellt, ergibt eine Analyse Ihrer Ist-Situation. Nur durch genaue Betrachtung aller individueller Rahmenbedingungen lässt sich die Sinnhaftigkeit einzelner Alternativen benennen.

Was muss ich bzgl. GoBD und DSGVO beim Capturing oder Einscannen von Dokumenten beachten?

Um beim Capturing oder Scannen datenschutzkonform zu arbeiten, muss in erster Linie sichergestellt werden, dass die gescannten Dokumente der Mitarbeiter nicht für Dritte zugänglich werden. Aus diesem Grund muss hierbei gewährleistet werden, dass sich der berechtigte Anwender durch sichere Authentifizierung an einem System anmeldet und der Datenstrom gesichert im geschützten Bereich des Users landet. Wir helfen Ihnen durch eine Soll-Ist-Analyse, die die Bedürfnisse aller Beteiligten prüft und ein wirtschaftliches und datensicheres Konzept als Grundlage für eine Entscheidung liefert.